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•永日化學工業股份有限公司

永日化學採用台塑網BPM系統(FPG-Flow),成為營運最佳後盾

因為紙本的文件簽核流程過於繁瑣,大大影響了營運績效,因此決定導入台塑網商業流程管理系統FPG-Flow,完成企業內的流程改造,進一步強化營運與管理流程。

主要生產原料藥等化學品製造的永日化學,為了迅速回應市場取得競爭優勢,從2004年開始導入台塑網的ERP系統,2005年導入台塑網商業流程管理系統FPG-Flow,建置辦公室自動化(OA)系統,以因應業務觸角的急遽發展,透過建置新的表單與應用,讓使用者能夠更有效地進行資訊分享與整合,更能提高在管理上的效能、提升營運效益之餘,也能降低既有的IT建置成本,達到更高的投資報酬率。

在ERP營運骨幹下,辦公室自動化系統提昇業務發展
永日化學最初導入台塑網FPG-Flow時,評估重點在於「從有紙化到無紙化」,不僅建立了許多常用的電子表單,更能結合ERP系統,有效利用既有資源,完成企業流程的電子化,資訊人員也能持續進行電子表單開發,以加速企業營運的流程與效率。

當初之所以選擇台塑網FPG-Flow,永日化學總經理室經理林青煌表示:「很多套裝產品無法做到有效整合,如果硬把套裝產品的流程放進企業內,企業就必須改變員工的工作習慣,勉強工作流程去符合套裝系統。台塑網FPG-Flow雖然是套裝產品,但仍具有一定靈活度與彈性,我們所提出的特殊功能需求,或是流程上的獨特要求,多半都能辦到。」

目前永日化學的日常事務流程幾乎都在電腦上操作,不需要透過紙本的公文傳遞,目前已經建置了56個電子表單流程,其中有25張與ERP系統整合,而其中最方便的就是異常管理類的表單。

一旦訂單異常就能即時發現、即時處理、自動簽核
永日化學的資訊室將電子表單分為一般與必要兩大類,而其中所謂的異常表單管理,包括受訂異常、客訴管理、超授信反應作業、帳項異常催告、應收帳款異常…等等,這些表單都能在異常狀況出現時自動產生,並依照工作人員所輸入的資料,自動判別簽核作業的順序、流程與層級,即時處理所有訂單異常的狀況。不像以前得透過好幾個程序才能發現訂單異常,曠日費時的進行簽核作業。

林青煌進一步指出:「以受訂異常及超授信反應作業這兩張表單為例,系統會自動判定所輸入的訂單計價資料,檢視基價與授信額度之後,發現異常時,就會自動產生以上這兩種表單,並自動執行簽核流程,還能依據受訂異常的比率傳送到不同的層級進行簽核,以最高的效率完成簽核動作,一旦異常解除之後,也可以正常流程執行訂單,完全達到企業電子化流程的效益。現在,電子表單流程系統已成為永日化學日常營運管理不可或缺的一環。」

陸續新增常用表單,並發展出多項特殊應用
台塑網FPG-Flow也能做到「自動觸發」表單,意即經由資訊人員定義好表單傳簽流程,及利用內建的欄位對應工具,直接從現有系統撈取資料產生表單,一般使用者可在接到通知後直接進行核簽作業。以每年的獎勵金為例,以往負責經辦需彙整該年度人員績效資料後,以紙本的方式呈核給各單位主管進行評核,後續再以人工方式進行彙總計算工作,過程費時;在導入台塑網FPG-Flow後,只需由資訊人員完成系統資料彙整,透過台塑網FPG-Flow平台的自動觸發功能,批次產生電子表單,主動分派給所屬的單位主管評分與簽核,並自動計算分數、產出績效報表,短時間就能自動處理完成,相當方便。

此外,永日化學還將台塑網FPG-Flow應用到另外一個重要的領域,就是「證照流程」的執行。由於原料藥的製造需要取得各種作業標準認證,而這類認證通常有其時效性,因此資訊人員特別利用系統稽催功能提醒相關人員進行更新與換證,甚至提供後續的人員教育訓練的評估與報告,都能透過台塑網FPG-Flow完成作業。

林青煌表示:「簡單易懂的使用介面,,再加上高層主管強力支援協助下,讓所有的人員在一個月內就習慣了新的表單系統,也縮短了有紙到無紙的陣痛期。尤其是台塑網在導入期間所提供的技術支援與服務,每週定期與各個部門主管開會,深入了解使用者實際的需求,也等同於對各部門進行了e化教育課程。」

高靈活度與可擴充性,以因應未來的需求
企業導入任何的IT系統都要未雨綢繆,產品具備高度的靈活度與可擴充性,才能因應未來的需求。台塑網FPG-Flow除了導入時間短、產品功能確實發揮功效外,永日化學也對台塑網FPG-Flow的靈活度與快速製作表單的能力表示肯定。林青煌分析,其最大的優點之一,透過Info-Adapter﹝整合配接器﹞的設定,將所需之特定資料自轉成電子表單,讓資訊人員能靈活運用公司現有系統﹝如ERP﹞的資訊,輕鬆產生新的表單進行簽核,不需再另外客製或撰寫程式。

林青煌認為,IT應用系統與工具帶來極高的效率,在資訊人力有限的情況下,可精簡企業資訊人員的配置。同時,產品設計的方便性上,不管是修改流程或是新增表單,資訊人員都可以快速因應企業變化,在最短的時間內產出新的工作流程及電子表單。

此外,永日化學更已導入台塑網商業智慧﹝BI﹞與ERP整合模組,對整個營運管理系統進行分析,提供經營團隊與主管更精準的營運策略與建議,更有效的管理並利用企業營運資源,並強化企業競爭優勢。

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