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商業流程管理 > 商業流程管理系統(BPM) >成功案例 > 貝泰企業

•貝泰企業

成立背景
貝泰企業有限公司成立於民國1978年,至今已經歷27個年頭,主要營業項目為五金與水管相關零件(如水龍頭)之出口,營業範圍包括全球採購、Plumbing採購,外包生產以及OEM部份組裝與完成產品,主要客戶群在北美,客戶多為長期性之客戶,客戶的下單量大且產品種類多。貝泰在國外客戶與國內供應商之間扮演溝通協調的角色,貝泰要讓客戶「One-Stop Shopping」一次購足,提供客戶最高品質的滿意服務。  

貝泰企業所遭遇到的困難
貝泰企業在兩岸﹝台灣、大陸﹞都有營業據點,台灣為總公司,台灣與大陸皆設有工程部是負責樣品的研發與供應商接洽方面的工作。所以在許多工作流程上會非常緊密相關,又因距離遙遠且多以人工表單方式進行,所以在溝通、處理工作流程上會有許多無法即時、有效的解決方案,在未導入FPG-Flow商業流程管理系統之前所遭遇到的問題如以下項目:

  1. 以往透過人工FAX傳真方式,進行兩岸與供應商之間的溝通,耗費時間與人力。 
  2. 無標準化作業流程,經常造成資訊無法及時傳達而造成客戶已更改訂單內容而船務部門卻以舊訂單出貨,造成無法估計的損失。
  3. 訂單或表單責任無法追查且歸屬不易。
  4. 客戶需要的樣品追蹤不易,業務部門用最原始的方式跟催,費時且效率不彰。
  5. 客訴案件無法有效掌握與即時反應。

建置兩岸電子工作流程
為使兩岸工作流程及各項業務能達到有效管理與全面品質提升,貝泰企業決定導入「商業流程管理系統」並相信這已經是目前企業的主流,導入作業刻不容緩。總經理特助黃特助在評估許多家相關廠商後,發覺許多廠商之產品功能及價格都不符合貝泰的需求及預算。直到評估台網塑網科技商業流程管理系統FPG-Flow,由於FPG-Flow具備多項獨特的優點,包涵:

  1. 即時監控作業流程、靈活的流程變化機制。
  2. 透過簡易的設定製作電子表單。
  3. 完善的擴充能力,快速結合企業資訊系統,如ERP、SCM、CRM。
  4. 無程式碼的表單開發及視覺化工作流程設計。
  5. 提供與傳真伺服器的整合方案。

以上FPG-Flow所提供的強大功能也正是貝泰企業所急切需要的,所以最後貝泰企業決定採用台塑網科技所推出的「商業流程管理系統FPG-Flow」,來做為這次企業內部工作流程再造的主要建置平台。  

流程整合與自動化傳真作業!創造高效率工作流程!
一個成功的電子流程導入專案,不僅是要有強而有力的開發工具,更要有各部門負責人的配合與公司明確的政策支持,才能促成系統順利導入成功,貝泰企業快速導入成功的關鍵因素有:

  1. 公司內部各部門完善的溝通以及台塑網顧問團隊透過每週定期的開會檢討,針對各流程節點與需求有所共識。
  2. 總經理及公司一級主管的積極參與支持。 
  3. 將各部門作業流程及權責做成制度規範,並導入電子化流程。
  4. 「FPG-Flow—無程式碼視覺化設計工作流程建置平台」,在很短的時間內完成複雜的電子表單流程系統。
  5. 完善的售後服務與教育訓練,擁有台塑企業豐富的管理經驗提供完整的技術支援服務與技術文件。

貝泰企業內重要電子流程如下:

貝泰企業內重要電子流程圖

 

使用FPG-Flow所導入的流程範例
貝泰企業使用FPG-Flow導入了許多公司內部的電子表單。在此特別舉出其中一個重要且大幅改善工作效率的電子表單。概述如下:

訂單變更申請流程:

訂單變更申請流程圖

  1. 業務人員經由訂單變更通知單將相關資料由表單鍵入,並選擇是否利用FPG-Flow進行自動傳真將變更資料傳真至各工廠。  
  2. 業務人員等待工廠的回應。選擇需會簽工程人員,會簽工程人員收到表單後即可立即進行變更確認動作。
  3. 最後將此變更通知船務部門,確保訂單的正確性預防錯誤發生。

導入「訂單變更申請」電子流程後的效益:

  1. 減少人工傳真所耗費的時間與人為的錯誤,大大的增進作業上處理的效率。
  2. 將資訊即時的傳送給相關部門。  
  3. 與工廠之間的聯繫更加緊密。  
  4. 可查詢歷史紀錄,便於釐清責任歸屬。
貝泰企業很肯定台塑網科技所推出的商業流程管理系統FPG-Flow,讓貝泰企業在很快的時間內就完成了複雜的內部電子流程表單,無論是在系統開發的成本減少、時間的縮短等優點外,最重要的是讓貝泰企業在最短的時間內提升了企業對外的競爭優勢,透過高效率的流程處理,讓貝泰企業內部得以有效的管理與增強和所有供應廠商之間的互動,繼續提供客戶最高品質的滿意服務,讓企業永續經營。

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