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商業流程管理 >文件管理與保全系統(DMP) > 管理焦點與專題

台塑網協助企業提昇know how文件管理效益 ~ 企業創新關鍵在「知識管理」

「知識管理」話題向來備受企業界所關注,隨著市場競爭日益激烈發展,知識管理儼然成為現代企業必備的關鍵競爭力之一。其中,如何有效管理與應用企業知識文件,讓人力得以作有效運用,發揮最大效益,是管理者甚為重要的管理課題。

企業員工在日常工作中往往需要花費很多時間在於圖檔、文件資料的儲存、歸檔、搜尋等事務處理上,不僅耗費資源也可能累積許多重工成本;此外,對於企業內部機密性等較高等重要文件,例如電子業製造業的設計圖檔,更需妥善管理且能即時快速取得應用,因此市場也也因應而生許多解決方案,產品功能也從文件管理逐漸擴展範圍。但對許多管理者而言,最普遍與迫切的需求卻聚焦於知識文件的統一管理、共享與安全保密方面之應用。因此,為能更進一步貼近客戶需求,新一代的文件管理與保全解決方案再度因應而生,將許多非必需性的功能簡化,價格上也更有彈性,提供更能滿足客戶實務需求,具備高度性價比的產品選擇。

達到企業知識文件分享 同時不失對文件的保護
台塑網科技應用軟體事業群商業流程處處長高茂榮表示,由於商業環境競爭愈來愈激烈,而如機密文件外流造成商業損失等情況時有所聞,因此,也有許多企業一方面希望透過文件管理系統能達到知識資產共享目的,卻又對共享文件之安全性及保密性有所疑慮。許多企業客戶期望文管系統能發揮綜效,兼具共享便利性與完善保全性。
為能滿足客戶需求,又不至需要投入龐大的系統建置費用,新一代整合原始檔保護的文件管理與保全系統隨之誕生,針對組織中的知識文件,從文件建立開始,到發佈、分類、歸檔以至後續的查詢瀏覽,提供有效管理規劃,甚至可達到「分散儲存、集中管理」的理想目標。
尤其是在資料保全方面,高茂榮進一步說明,可以概分為三種不同層次:一是看得見帶不走,亦即僅供線上閱讀;二是文件下載後的管理,亦即具備離線閱讀的防護機制;最後則是針對作者進行原始檔保護,設定文件在特定防護區內才能開啟,以免員工不慎將機密文件流出。

企業文件管理是知識管理的根本 
企業創新有賴於智產資源的保存與分享,但當務之急在於能有效提高員工參與知識共享程度,故文管系統同時也提供閱讀評分、點閱率、熱門文件等功能,可同時搭配管理作法來強化內部知識共享成效。
高茂榮表示,文管系統若可以跟商業流程管理系統(BPM)結合,則管理效益上更是如虎添翼,不僅可提供文件異動審查機制,針對重要且具保存價值的作業流程與方法等知識資產(例如如ECR、ECN及8D分析),可透過系統整合強制將流程文件歸檔,落實知識文件管理機能,減少人為疏漏可能性,達到事半功倍之效。

本文刊載於【商業周刊雜誌】



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