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台塑集團「一日結算」 公司管理上軌道重要指標
「一日結算乃是一家公司管理制度是否上軌道的指標。」台塑集團創辦人王永慶一語道出企業管理的關鍵。事實上,上軌道的管理制度與公司每個月底的財務結算速度成正相關,花費的時間越少表示管理制度越佳,而有效縮短結算時間即需透過管理電腦化來達成。

一直以來,台塑集團都將「一日結算」視為管理制度是否上軌道的指標,並且早在2001年5月前就已達到一日結算的目標;然而很多人以為「每天」可以完成「標準成本」結算就算已做到一日結算,其實不然,台塑所謂的一日結算是:「每月一日」完成「實際成本」結算。 唯有透過實際成本結算,才能真正找出問題所在並加以改善。

若將「一日結算」加以剖析,其實是採取了「就源輸入」動作與「異常管理」重點的管理變革。所謂的「就源輸入」,就是在一開始發生成本的時點,經辦人員就已即時將財務資料輸入管理系統。「這樣做的目的有二:一是效率提昇,二是防止資料重複輸入。」台塑網ERP處資深顧問曾治平說,這個管理變革讓每個台塑員工都具備了簡單的會計能力,也讓會計部門的工作性質,從原來的報帳與資料輸入提升到財務查核,使效益大增。

落實PDCA  做好異常管理
在「異常管理」部分,無論是成本差異、品質異常、進度逾期等各項異常情況,也都透過ERP系統列表反應,提供相關作業人員可即時檢討原因,進而提報改善對策。「這樣一來,從制訂年度目標(Plan)、實際執行(Do),到實際與目標比較(Check)以及反應異常與解決改善(Action),就能提供一個有比較基礎的數位化管理系統。」曾治平強調。

而ERP系統可依據各產品、各部門「實際成本、費用」資料,與原來所設定的目標值作比較,並編製成各種經營報表,也因此會計結算作業可於翌月一日完成。如進一步深究其背後代表的重大意義,則是在翌月1日ERP即完成會計結算,可說是代表公司各項管理作業均可正常運作,各部門的管理也達於合理境界,會計結算編製的各種經營報表,也能忠實正確反應出公司經營狀況。

環環相扣防弊端  企業管理水準之展現
再者,一日結算之所以可視為企業管理良窳與否的關鍵,還有一項非常重要的特色就是:「絕對不會做假帳。」台塑網ERP處葉青林處長表示,「利用ERP進行管理,每一筆帳都跑不掉!」不僅環環相扣防止弊端,透過ERP的查核管制,不同部門輸入的資料,彼此相互勾稽、環環相扣,則能有效杜絕弊端發生。

台塑網ERP  協助企業早日達成一日結算
一日結算並非一蹴可幾,經歷了三十多年的不斷努力,台塑集團也才真正達成一日結算。葉青林指出,台塑集團達成一日結算有3個重要關鍵因素:全體員工、管理制度與e化工具。除了全體員工的配合執行與完善管理制度外,更重要的是協助落實管理制度的e化工具,如果能善用具備「就源輸入、異常管理、環環相扣」管理功能的ERP,即可加速公司管理上軌道與結算。

台塑網擁有豐富台塑集團管理經驗,曾經成功協助許多台灣與大陸企業改善管理流程,並透過導入ERP系統,達成「一日結算」的目標。葉青林說,未來希望持續與各界分享台塑管理經驗,幫助企業把管理與e化做得更好。

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