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DMS圖文管理系統 > 媒體報導

正確 迅速 節省成本 一次到位 台塑網科技 DMS圖文管理系統

您的企業如何管理各種圖文檔案?繁雜的產品型錄、工程文件、採購資料、研究報告、設計圖,往往是企業資料管理上的一大問題。台塑網科技從台塑集團的經驗出發,領先思考如何優化圖文管理效益,並針對各大企業的管理需求,設計出台塑網DMS圖文管理系統。

傳統的圖文檔案管理,向來是許多大型製造業最感困擾的部份,紙本檔案需要建立資料室,隨著時間逐年擴編,空間永遠不夠用,而電子檔案雖然方便,但權限管理需要謹慎,且有檔案遺失的風險。台塑網DMS圖文管理系統,不但可以有效協助檔案管理,同時提高管理效益,讓檔案管理發揮更大的價值。

DMS圖文管理系統 提高文件管理效益與安全性
商務文件往往具有機密性,簽核流程耗時、繁瑣,且多數企業在管理上,未注重過去相關圖文資料的知識累積與再利用,或者因人員離職,造成資料外流或知識管理的斷層,不但損失獲得管理財的機會,更可能造成成本浪費或損失。尤其大型企業在工程類專案的實務上,例如廠房擴建、機台設計圖、專案文件資料等經常來回修改、跨部門簽核,進而衍生多種版本,不但傳閱麻煩,管理也不易,等到文件歸檔後,調閱又要重新翻找,非但耗時,有形、無形的成本浪費也逐年遞增。

台塑網的DMS圖文管理系統,針對各種企業工程專案產生的檔案類型與流程設計,透過電腦化的界面,能夠以關鍵字或檔案編號快速搜尋檔案,同時結合管理人員的文件調閱權限、審閱簽核流程,電子化的檔案集中存放,不僅能夠保障檔案文件的安全性,防止非授權的圖文傳播,同時也能視需求調閱不同版本,累積管理經驗與知識。

圖文版本正確調閱 有效降低管理成本
台塑網科技系統軟體事業群系統整合二處副處長褚人賓表示,企業圖文資料納入DMS圖文管理系統後,不僅可以隨時線上查找調閱,同時也可以幫助其優化輸出流程、減少營運成本、降低環境負荷及能耗,僅以台塑集團在工程圖文檔案管理導入DMS後,預估每年可在人工成本、耗材成本及檔案室租借方面為企業節省下近百萬元的費用。除此之外,DMS更支援多種文件格式,配合權限控管,不但節省時間,也能增加資料的機密安全性。

褚人賓指出:「DMS的管理效能不僅限於圖文檔案本身,更重要的是管理智慧的累積。例如以工程類專案來說,企業要建廠,設計圖從測量、規劃、發包到竣工,中間其實會產生不同的版本,每個版本代表了某個階段的各方意見討論,如能有效歸納整理這些寶貴的管理知識,不但能做為未來廠區擴建時的參考,也可輕鬆確認調閱出來的設計圖檔案是最後定案的正確版本,以減少時間或者成本的浪費,這些都是DMS從台塑集團管理經驗中汲取的管理智慧,我們相信這對有工程業務或者需求的企業來說,都將是最佳的管理解決方案。」

台塑網DMS圖文管理系統5大優勢:
1. 提升圖文資料簽核、保管與調閱效率
2. 協助保障圖文資料的機密安全
3. 輔助企業知識管理與資源再利用
4. 支援多種檔案規格,企業建置無負擔
5. 有效節省成本支出

本文刊載於【天下雜誌512期】


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