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DMS圖文管理系統 > 媒體報導

將圖文資訊轉化為有用管理財 台塑網科技DMS圖文管理系統

身處e化的知識經濟時代,圖文管理系統(Document Manager Server, DMS)有著讓內部人員能夠快速得到所需資訊、增加群組協同作業效率,並使企業內部溝通速度與資料正確性大幅提昇等好處。然而,台塑網DMS的精髓不僅如此,透過台塑集團的管理智慧,將圖文資訊一舉轉化為有用「智慧財」。

知識傳承對企業而言是相當重要的競爭力,然而企業常因無法妥善保存資料或員工的流動,必須承受失去重要知識的風險,為了使內部的知識經驗傳承累積成為企業的重要知識資產,DMS圖文管理系統扮演了極重要的角色。

有保障文件安全  累積管理經驗與知識
台塑網系統軟體事業群系統整合二處副處長褚人賓分析,「台塑網DMS圖文管理系統,不但可以有效協助檔案管理,有別於其它套裝軟體,它更融入了台塑集團的管理智慧,能夠提高管理效益,讓檔案管理發揮出最大的價值。」

針對各種企業工程專案產生的檔案類型與流程設計,台塑網DMS圖文管理系統透過電腦化的界面,除了能夠以關鍵字、檔案編號快速搜尋檔案外,還結合了管理人員的文件調閱權限、審閱簽核流程等,不僅能夠保障檔案文件的安全性,同時也能視需求調閱不同版本,累積管理經驗與知識。

從DMS版本一致性統合  新舊分明
由於DMS支援多種文件格式,一般使用無需再安裝檢視軟體,即可進行預覽或列印,相當方便省時。在DMS中,檔案一旦被修改完成,它的更新版本便可立即被使用者取得,只要上一階段的工作完成,下一階段的使用者便能立即承接,換句話說,DMS可以把相關檔案發送給有需要的專案成員,加速專案的完成,同時也能兼顧進度稽核。

此外,以工程類專案來說,無論是企業內部自己進行或是外包,從設計圖、測量、規劃、發包到竣工階段,皆可透過DMS做版本的一致性統合,同時也能做為未來廠區擴建時的參考。更重要的是,版本更新後,系統自動將舊版檔案回收,確保使用者所閱覽的檔案絕對是最新的版本,以節省人力維護成本並避免為使用錯誤版本而付出額外高昂的代價。至於舊版本檔案,系統也有保存以便查閱。

提昇人員素質  好系統完成好管理
「其實將企業圖文資料納入DMS圖文管理系統的真正意義,並非只是檔案集中儲存而已,重點在於幫助企業優化作業流程、減少紙張列印、節省管理成本支出及降低日常維護工作,變相來說,也是在提昇人員的管理素質。只有好的系統才能幫助企業完成好的管理,並將「知識」轉化為「智慧財」,這也是台塑網DMS最獨到之處。」褚人賓說。

本文刊載於【商業週刊1331期】



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