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DMS圖文管理系統 > 媒體報導

有效管控文件、增進企業營運效能 台塑網科技DMS圖文管理系統

隨著營運而產生的大量文件,是許多企業需要面對的管理課題;台塑網提供的DMS圖文管理系統,提供企業更有效率且安全的文件保存及管理方式,在調閱查詢與使用各種圖文的同時,也提高了企業的管理效能與競爭力。

不論是企業內的行政與營運作業,或是與客戶、合作廠商的往來,都會產生無數的文件;以工程、設計、製造等類別的企業為例,在建置廠房設備或執行各項專案工作中,即會產出各式的設計圖及文件,並需要不斷修改及簽核,經過日積月累,便會對企業帶來不少管理及使用上的問題,這也正是DMS(Document Management System,圖文管理系統)的關鍵功能所在。

快速正確取用、提升工作效率

從保存紙本文件需要實體空間,到取用文件時可能會有存放位置不確定、文件版本過多、特殊檔案格式無法開啟等各種狀況,甚至是在資料交接、權限管控等方面,如果沒有更具系統化的安排,就會對企業產生相當大的困擾。台塑網科技系統軟體事業群系統整合二處副處長褚人賓指出,過去運用人力來管理文件,或是以電腦資料夾分享的方式讓員工取用檔案,對企業來說早已不再足夠,也容易產生效率不佳、文件外流等情形。

源於台塑集團多年來的營運經驗及持續改善的管理制度,台塑網DMS圖文管理系統最主要的目的就是要讓所有員工都能快速搜尋到需要借閱的文件,以節省時間、提高工作效率。尤其是整合式的操作介面,可讓使用者迅速了解應辦事項,並在線上就能即時調閱、簽核、繳交文件,更可利用預覽功能開啟各種檔案來確認,還能主動通知待辦人員以加速完成效率;因此不僅易於使用,也能有效降低管理及軟體費用。

累積企業智產、提高管理效能

透過台塑網DMS圖文管理系統,除了可以減少保存文件的成本,並能藉由權限設定來保障文件安全,同時經過圖文的分類管理,不只可避免取用錯誤的文件版本,長期下來更能形成企業的智慧財產與資源,便於員工後續應用及學習,無需擔心重要資料會因員工離職而流失或紊亂,也能累積成企業的競爭力。

褚人賓強調,台塑網DMS圖文管理系統的最大特色,在於著重企業管理實務的需求,是從專案起始時就進行管控,而且每次修改、每個環節都有清楚的表單流程與記錄,進而能協助企業提升管理效能、創造更高價值。因此對於有大量圖文管理需求的企業,例如製造、工程、設計等產業,都是相當適合且能創造效益的圖文管理解決方案。

本文刊載於【遠見雜誌326期】



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