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加油站POS系統> 媒體報導

利用資訊科技,台塑加油站省下五千萬庫存成本
打通加油站之間的數位神經系統

油品市場開放後,台塑積極的拓展市場,利用資訊科技,改寫油品市場經營模式。 國內油品市場開放將近三年,身為市場中的後進者,台塑加油站卻在短時間內,搶佔近四成的佔有率,改寫了油品市場的生態。台塑加油站是怎麼辦到的 ?
事實上,台塑加油站的成功,除了檯面上激烈的價格戰 、贈品戰之外,在消費者未曾注意到之處,台塑早已在資訊科技系統上,下了極大的工夫,改變了整個油品銷售體系的體質,讓台塑加油站的競爭力倍增。

POS 系統是決勝關鍵
對於台塑加油站的營運影響最直接的,就是每個加油站必備的 POS 系統。包括計算金額、開立發票、累積點數、會員折扣、會員管理,以及油料庫存狀況,全部都由 POS 系統掌管。可說 POS 系統就是加油站的命脈。然而,在台塑加油站進入市場初期,由於各個加油站之間的 POS 系統不盡相同,導致後來問題一一浮現,甚至影響台塑在油品市場的競爭力。
例如,原有系統不夠穩定,經常發生異常狀況。同時,各站系統無法互通,使得總部難以掌握各站帳務資料。而在進行區域性或全國性的油價調整時,更因電腦系統修改動作繁瑣,導致整體性的行銷活動難以推展。各站資訊系統不同,總公司的管理制度也無法迅速落實到每個加油站。對於競爭激烈的油品市場來說,即時回應競爭者,機動調整油價,或是推出各種優惠促銷,乃是競爭的心態,當資訊系統無法充分配合時,就成為經營主管心中的痛。

打通加油站之間的數位神經系統
因此,台塑加油站決定重新建置一套 POS 系統,由集團內的台塑網科技公司負責建置,一次將體系內各加油站之間的數位神經系統完全打通。為了達到各據點的營運同步化,台塑網導入 Microsoft Biz Talk Server ,作為企業資訊共通平台,整合體系內各據點的 POS 系統,讓台塑加油站的競爭力,產生了驚人的轉變 !
在加油站中,車輛總是川流不息。然而,在資訊系統中的資料傳遞,速度卻更快、規模也更大。光是台塑石油直營的 124 個加油站,每月就有 350 萬筆交易資料在 POS 之間傳遞,平均每月就要處理將近十五億元的營業資料。
目前,台塑石油直營的 124 個加油站,都已透過建置在 Biz Talk Server 上的企業資訊共通平台,整合每天的營運資料,讓台塑加油站的總部,能夠及時掌握各單點的營運狀況。

經營績效大幅提升
台塑加油站全新 POS 系統帶來的效益超乎想像,除了讓各站資料完全互通,更讓經營主管貫徹商業流程自動化的理想。例如,以往加油站的油槽儲量不足,需要補充時,都是由人工電話聯繫。如果聯繫速度太慢或過程出現差錯,就可能出現斷油、生意停擺的窘境。如今,台塑將 POS 系統與油槽的液位計連接,當系統偵測油量低於安全存量,就會自動發出訂單,直接連線台塑石油及台塑貨運。台塑貨運的電腦則會根據路線、路程及油罐車位置等因素,做出最有利的派車規劃,完成訂油與運油的補給作業。整個流程在幾秒內即可完成。
再者,透過企業資訊共通平台經營主管對於國外市場波動,與國內競爭者的反應速度,也可大幅提升。各站油品的價格,可由總部統一調整、同步更新,也減少了油品價格差異所證成的帳務問題!台塑網總經理蒲少傑說。
此外,新的 POS 系統也改變人事考勤的管理方式。舊有的打卡鐘消失了,取而代之的是電腦刷卡,資料能即時傳回至總部,各站人員出勤狀況一目了然。與總部的 ERP 考勤薪資系統整合之後,更是大量節省計算薪資的人力成本。在帳務管理上,更可透過 POS即時獲得當日財務報表。總部每月結帳,只要在次月的第一天,系統就可以自動完成前一個月財務報表,不須人工辛苦地計算。
不僅如此,會員跨站的消費、積點與兌換,如今也是透過 POS 進行資料交換整合,迅速地將每筆消費點數回傳至總部資料庫進行累積,各加油站可連線至總部系統資料庫即時查詢,讓會員在不同地點,都可進行贈品的點數兌換。兌換過的點數異動,也是透過企業資訊共通平台,彙整回總部的 ERP 系統,讓總部可以精準掌握所有加油站的贈品庫存,並自動啟動贈品請購作業,適時適量補充存貨,大幅提升顧客滿意度。
蒲少傑也表示,除了會員加油消費的點數累積,目前點數兌換作業,更可延伸到台塑集團內的其他事業體。例如,台塑購物網 ( www.fpgshopping.com.tw ) 的點數就可以交互使用。未來更可與異業結盟,進行資料庫的交叉行銷。目前,包括 Forte 化妝品等關係企業,都準備將彼此的會員機制加以整合,以擴大會員卡的利基,提供消費者更好的服務,維繫顧客忠誠度。

不斷堅持追求完美
除了管理效率的提升,台塑加油站在企業整合之後,在人力及資金成本的實質效益更是驚人,透過企業資訊共通平台所串聯起的新一代 POS 系統,讓台塑 124 個直營站的油槽安全存量可以降低一天,每天節省的油料庫存資金就高達五千萬元。另外,因為各加油站的考勤資料與總部 ERP 系統緊密整合,可節省人事單位 30% 的成本。在帳務處理上,總部決策高層每天必讀的報表時效性也因此提前,以往必須在隔天下午五點才能完成的報表,如今在隔天早上九點就已完成。而每月結帳報表的處理時間,更從五個工作天,大幅縮短為一個工作天。
每當被問起台塑在油品市場的作戰策略時,台塑石化總經理總是說:台塑賣油秉持的是物美價廉。在簡單的一句「物美價廉」的背後,其實是在每一個環節、每一道流程,不斷堅持追求完美的結果。而台塑加油站透過資訊科技的引進,讓油品銷售體系的體質完全改觀,將是國內油品市場的成功經營典範。

本文刊載於【商業週刊881期】


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