在一般企業推動電子發票的歷程中,「減少紙張浪費」往往是常被強調的著眼點。然而,對奇美實業而言,藉由電子發票這個工具,讓公司全員參與,進行流程再造,才是當初推動的目的。以前瞻的創新思維,藉由一連串的組織流程改變與調整,進行獨特的e化推動eliminate(消除)、efficient(有效率的),讓奇美不僅大幅提昇企業競爭力,更能發揮企業影響力,主動出擊帶動上下游廠商一起行動,讓產業共同進步。

早在財政部推行電子發票之前,奇美在2012年就進行內部討論,然而在一切尚未成熟的時空背景下,並未貿然推行。直至2014年,奇美重新出發,並在企業以流程改造的主軸下,讓電子發票成為奇美實業e化應用的重要環節。在組織朝共同目標努力下,短短五個月時間,初期就有半數的發票上線,而參與廠商達七百多家,同年的十月底,上線發票量已超過預期,參與廠商破千,成果斐然。

談及這樣的驚人的成果,奇美實業行政總處陳世賢協理表示「初心」很重要,他強調「方向對了,後面也就對了。在公司營運的思維,並非著眼在紙張成本能夠減少多少,畢竟一年才幾千張的發票,所省下的費用真的是九牛一毛。利用目的,去尋找推動的最佳工具,才能凸顯其價值與重要性。利用電子發票系統導入提昇了效率、降低出錯率、減少無意義的工作等等這些才是我們所看重的重點。」

堅實系統整合力  台塑網切合流程改造需求

而選擇與台塑網合作,除了看重台塑網豐厚的產業know-how外,也因奇美是以e化流程改造為架構,台塑網堅實的系統整合力便成最佳後盾。「而讓人印象深刻的是,第二次來開會,台塑網的顧問就不再談論電子發票,完全以流程改造的宏觀在和我們溝通,非常切合我們的真正需求。」陳世賢說。

堅定了推動的目的,進而引入了電子發票系統的導入,在應用上也帶來許多附加驚喜,例如進銷貨對帳能夠利用雲端或後端系統進行,可立即做好貨品等業務管制流程,降低錯誤率。又例如每兩個月一個的營業稅務,也因資料的準確、效率的加快,縮短時程一個月就能主動提供,讓身為出口型企業的奇美,還因每個月退稅增加了現金流。

從需求出發 開發有感  帶領產業一起面對大環境 

關於企業流程改造,管理階層的態度常常是左右導入成敗的關鍵之一,因為在導入初期勢必面臨一段學習及調適期,面對這些質疑,陳世賢表示,「Top down很重要,決心要做,我們就會貫徹執行,另一個關鍵就是要『有感』,像是電子發票的導入,省去像是人工對帳這樣繁瑣的工作,當組織全員覺得感同身受受益,自然會更支持。」而在這樣的信念下,奇美還主動會同政府部門舉辦全台座談,甚至提供設備、服務給上下游廠商,排除障礙,一起落實電子發票,帶領產業勇於「改變」,創造共利共好的合作環境。