想要與同事分享知識文件卻苦無管道?

拿錯文件版本進行設計或生產?

常困擾無法即時取得欲調閱的文件?

煩惱機密文件在發佈、閱覽、列印過程被不當取得?


近年常有企業知識文件與研發設計CAD圖檔外流、銀行及政府個人資料外洩頻傳…等資安事件頻傳,尤其許多製造業將生產製造移往大陸後,老板或主管們最擔心大陸員工將公司內的重要設計圖檔及生產流程有意或無意的將資料洩漏,造成競爭對手縮短開發時程,甚至提早推出競爭產品,造成花費千萬甚至上億的研發成本付之一炬,因此企業智慧資產(Intellectual Property)保全與管理就愈來愈重要。


針對企業知識文件保全策略,結合資安顧問規劃符合 ISO27001 / BS7799資訊安全規範的解決方案—台塑網文件管理與保全系統(Document Management and Protection, DMP),達到企業知識的管理與保全。



(1)企業知識文件管理

  • 知識分類、詮釋、關聯、版本與生命週期管理

1. 知識地圖管理:建立組織與個人知識地圖,按圖索驥,快速取得相關知識。

2. 彈性的詮釋資料(Meta Data)管理:自行定義詮釋資料,不受固定格式限制,讓知識文件分類管理更靈活。

3. 知識關聯管理與知識包裹:建立文件關聯,快速組合相關知識,知識存取不漏失。

4. 文件生命週期管理與版本控制:透過生命週期管理控制文件,正確取得所需版本,避免誤用。

  • 知識主動擴散與回饋

1. 知識訂閱與主動通知:建立我的最愛,主動接收相關知識。

2. 知識評鑑:線上文件評分,淬取知識精華。

  • 存取權限管理

1. 組織帳號與文件權限:以角色為基礎的權限控管,授權機制與部門組織管理結合,權限控管更有效。

2. 安全政策:建立文件安全政策,簡化權限管理。

  • 知識的過濾與簽核

1. 彈性的簽核流程:提供簽核流程設定,彈性組合直簽、會簽等簽核模式。

2. 簽核建議紀錄:線上完整呈現所有簽核者的意見。

  • 管理稽核報表

完整紀錄使用者行為,提供各式統計與稽核報表


  • 企業知識檢索

1. 支援多重檔案格式:支援Office、PDF、純文字檔等格式搜尋。

2. 基本查詢:依文件名稱、文件編號等,查詢相關文件。

3. 進階查詢:依文件類別及文件詮釋資料,查詢相關文件。

4. 全文檢索:輸入關鍵字,查詢內容相符合的所有文件。


(2)企業知識文件的保全

  •  全方位之內容保護機制

1. 文件儲存與傳輸加密:可以加密格式進行檔案的儲存與傳輸,防止因檔案竊取與網路窺視所可能造成的機密流失。

2. 文件儲存與傳輸加密線上閱讀保護:防止不當的文件列印、剪貼、螢幕拷貝、另存新檔,並提供浮水印保護。

3. 離線閱讀保護:文件下載離線閱讀時,可設定文件的開啟密碼、閱讀期限、網卡號碼、浮水印等保護機制。


  • 企業知識文件保護

1. 可自動將Office(Word, Excel, PowerPoint)、純文字檔、圖檔 (JPEG, GIF, TIFF, BMP, PNG等)、及PDF等企業內常用的文件格式,轉換成具有內容保護能力的PDF格式。

  • 研發圖檔保護

1. 自動將2D/3D CAD(AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、PCB/E-CAD等200多種格式),轉換為具有內容保護之能力的壓縮加密(CSF/3DF)格式。

2. 2D M-CAD轉換為保護形式之後,被合法授權者,不需CAD編輯軟體,仍然可以正常讀取資料,進行Zoom-In、Zoom-Out、等測量動作。

3. 3D M-CAD轉換為保護形式之後,被合法授權者,不需CAD編輯軟體,仍然可以正常讀取資料,進行Zoom-In、Zoom-Out、測量、旋轉、組合件分解組合等動作。


(3)分散儲存,集中管理

1. 分散式儲存架構:運用多點檔案儲存與快取技術,分散儲存負荷,並提供單一知識地圖,達成管理集中。

2. 跨Internet多點部署:利用分散式儲存架構,支援跨國多點的部署,有效降低檔案傳輸時間及網路頻寬使用量。

3. 支援LDAP/AD帳號整合,系統導入更快速。

4. 支援高可用度(HA)架構,系統運作更穩定。

5. 提供應用程式開發介面(API),系統擴充沒煩惱。


效率的提升

  • 全方位的文件檢索─即時詮釋資料搜尋與全文檢索,加速資訊取得。
  • 主動發佈通知─即時將對的資訊發佈給對的人,增進工作效率。
  • 多點存取同步─跨Internet分散儲存集中管理,提升存取效能。

品質的維持

  • 精確的版本管控─系統提供正確版本,降低錯版重工的浪費與衍生的損失。
  • 審核與評價─事前的審核與事後的評價,提高文件的品質與參考性。

安全的控管

  • 完整的權限控管與內容保護─只將對的文件給對的人執行對的操作,避免不必要的企業智慧資產外流。
  • 行為的稽核與追蹤─單一存取平台紀錄所有操作行為,利於安全稽核與知識利用率的追蹤。



台塑網協助企業提昇know how文件管理效益 ~ 企業創新關鍵在「知識管理」

「知識管理」話題向來備受企業界所關注,隨著市場競爭日益激烈發展,知識管理儼然成為現代企業必備的關鍵競爭力之一。其中,如何有效管理與應用企業知識文件,讓人力得以作有效運用,發揮最大效益,是管理者甚為重要的管理課題。

企業員工在日常工作中往往需要花費很多時間在於圖檔、文件資料的儲存、歸檔、搜尋等事務處理上,不僅耗費資源也可能累積許多重工成本;此外,對於企業內部機密性等較高等重要文件,例如電子業製造業的設計圖檔,更需妥善管理且能即時快速取得應用,因此市場也也因應而生許多解決方案,產品功能也從文件管理逐漸擴展範圍。但對許多管理者而言,最普遍與迫切的需求卻聚焦於知識文件的統一管理、共享與安全保密方面之應用。因此,為能更進一步貼近客戶需求,新一代的文件管理與保全解決方案再度因應而生,將許多非必需性的功能簡化,價格上也更有彈性,提供更能滿足客戶實務需求,具備高度性價比的產品選擇。

達到企業知識文件分享 同時不失對文件的保護

台塑網科技應用軟體事業群商業流程處處長高茂榮表示,由於商業環境競爭愈來愈激烈,而如機密文件外流造成商業損失等情況時有所聞,因此,也有許多企業一方面希望透過文件管理系統能達到知識資產共享目的,卻又對共享文件之安全性及保密性有所疑慮。許多企業客戶期望文管系統能發揮綜效,兼具共享便利性與完善保全性。為能滿足客戶需求,又不至需要投入龐大的系統建置費用,新一代整合原始檔保護的文件管理與保全系統隨之誕生,針對組織中的知識文件,從文件建立開始,到發佈、分類、歸檔以至後續的查詢瀏覽,提供有效管理規劃,甚至可達到「分散儲存、集中管理」的理想目標。尤其是在資料保全方面,高茂榮進一步說明,可以概分為三種不同層次:一是看得見帶不走,亦即僅供線上閱讀;二是文件下載後的管理,亦即具備離線閱讀的防護機制;最後則是針對作者進行原始檔保護,設定文件在特定防護區內才能開啟,以免員工不慎將機密文件流出。

企業文件管理是知識管理的根本

企業創新有賴於智產資源的保存與分享,但當務之急在於能有效提高員工參與知識共享程度,故文管系統同時也提供閱讀評分、點閱率、熱門文件等功能,可同時搭配管理作法來強化內部知識共享成效。高茂榮表示,文管系統若可以跟商業流程管理系統(BPM)結合,則管理效益上更是如虎添翼,不僅可提供文件異動審查機制,針對重要且具保存價值的作業流程與方法等知識資產(例如如ECR、ECN及8D分析),可透過系統整合強制將流程文件歸檔,落實知識文件管理機能,減少人為疏漏可能性,達到事半功倍之效。

本文刊載於【商業周刊雜誌】

浩鑫電腦、台朔重工、高信工程、凱士士企業、南亞塑膠、新浦化學...。