如何在安全的环境下将公司的重要文件进行分享?
拿错文件版本进行设计或生产？
常困扰需要紧急调阅文件时却不知道在哪里？
烦恼机密文件在发布、阅览、打印过程被不当取得？
近年常有企业知识文件与研发设计CAD图档外流、银行及政府个人资料外泄频传…等信息安全事件频传，尤其许多制造业将生产制造环节移出本部后，老板或主管们担心员工将公司内的重要设计图文件及生产流程有意或无意的将数据泄漏，造成竞争对手缩短开发时程，甚至提早推出竞争产品，造成花费千万甚至上亿的研发成本付之一炬，因此企业智慧资产(Intellectual Property)保全与管理就愈来愈重要。
针对企业知识文件保全策略，结合信息安全顾问规划符合 ISO27001 / BS7799信息安全规范的解决方案—台塑网文件管理与保全系统(Document Management and Protection, DMP)，达到企业知识的管理与保全。
(1)企业知识文件管理
- 知识分类、诠释、关联、版本与生命周期管理
1. 知识地图管理：建立组织与个人知识地图，按图索骥，快速取得相关知识。
2. 弹性的诠释数据(Meta Data)管理：自行定义诠释数据，不受固定格式限制，让知识文件分类管理更灵活。
3. 知识关联管理与知识包裹：建立文件关联，快速组合相关知识，知识存取不漏失。
4. 文件生命周期管理与版本控制：透过生命周期管理控制文件，正确取得所需版本，避免误用。
- 知识主动扩散与回馈
1. 知识订阅与主动通知：建立我的最爱，主动接收相关知识。
2. 知识评鉴：在线文件评分，淬取知识精华。
- 访问权限管理
1. 组织账号与文件权限：以角色为基础的权限控管，授权机制与部门组织管理结合，权限控管更有效。
2. 安全政策：建立文件安全政策，简化权限管理。
- 知识的过滤与签核
1. 弹性的签核流程：提供签核流程设定，弹性组合直签、会签等签核模式。
2. 签核建议纪录：在线完整呈现所有签核者的意见。
- 管理稽核报表
完整纪录用户行为，提供各式统计与稽核报表
- 企业知识检索
1. 支持多重文件格式：支持Office、PDF、纯文本档等格式搜寻。
2. 基本查询：依文件名称、文件编号等，查询相关文件。
3. 进阶查询：依文件类别及文件诠释数据，查询相关文件。
4. 全文检索：输入关键词，查询内容相符合的所有文件。
(2)企业知识文件的保全
- 全方位之内容保护机制
1. 文件储存与传输加密：可以加密格式进行档案的储存与传输，防止因档案窃取与网络窥视所可能造成的机密流失。
2. 文件储存与传输加密在线阅读保护：防止不当的文件打印、剪贴、屏幕拷贝、另存新文件，并提供水印保护。
3. 脱机阅读保护：文件下载脱机阅读时，可设定文件的开启密码、阅读期限、网卡号码、水印等保护机制。
- 企业知识文件保护
1. 可自动将Office(Word, Excel, PowerPoint)、纯文本档、图档 (JPEG, GIF, TIFF, BMP, PNG等)、及PDF等企业内常用的文件格式，转换成具有内容保护能力的PDF格式。
- 研发图档保护
1. 自动将2D/3D CAD(AutoCAD、SolidWorks、Pro/E、PCB/E-CAD等200多种格式)，转换为具有内容保护之能力的压缩加密(CSF/3DF)格式。
2. 2D M-CAD转换为保护形式之后，被合法授权者，不需CAD编辑软件，仍然可以正常读取数据，进行Zoom-In、Zoom-Out、等测量动作。
3. 3D M-CAD转换为保护形式之后，被合法授权者，不需CAD编辑软件，仍然可以正常读取数据，进行Zoom-In、Zoom-Out、测量、旋转、组合件分解组合等动作。
(3)分散储存，集中管理
1. 分布式储存架构：运用多点档案储存与快取技术，分散储存负荷，并提供单一知识地图，达成管理集中。
2. 跨Internet多点部署：利用分布式储存架构，支持跨国多点的部署，有效降低文件传输时间及网络带宽使用量。
3. 支持LDAP/AD账号整合，系统导入更快速。
4. 支持高可用度(HA)架构，系统运作更稳定。
5. 提供应用程序开发接口(API)，系统扩充没烦恼。
效率的提升
- 全方位的文件检索─实时诠释数据搜寻与全文检索，加速信息取得。
- 主动发布通知─实时将对的信息发布给对的人，增进工作效率。
- 多点存取同步─跨Internet分散储存集中管理，提升存取效能。
质量的维持
- 精确的版本管控─系统提供正确版本，降低错版重工的浪费与衍生的损失。
- 审核与评价─事前的审核与事后的评价，提高文件的质量与参考性。
安全的控管
- 完整的权限控管与内容保护─只将对的文件给对的人执行对的操作，避免不必要的企业智慧资产外流。
- 行为的稽核与追踪─单一存取平台纪录所有操作行为，利于安全稽核与知识利用率的追踪。
台塑网协助企业提升know how文件管理效益 ~ 企业创新关键在「知识管理」
「知识管理」话题向来备受企业界所关注，随着市场竞争日益激烈发展，知识管理俨然成为现代企业必备的关键竞争力之一。其中，如何有效管理与应用企业知识文件，让人力得以作有效运用，发挥最大效益，是管理者甚为重要的管理课题。
企业员工在日常工作中往往需要花费很多时间在于图文件、文件数据的储存、归档、搜寻等事务处理上，不仅耗费资源也可能累积许多重工成本；此外，对于企业内部机密性等较高等重要文件，例如电子业制造业的设计图文件，更需妥善管理且能实时快速取得应用，因此市场也也因应而生许多解决方案，产品功能也从文件管理逐渐扩展范围。但对许多管理者而言，最普遍与迫切的需求却聚焦于知识文件的统一管理、共享与安全保密方面之应用。因此，为能更进一步贴近客户需求，新一代的文件管理与保全解决方案再度因应而生，将许多非必需性的功能简化，价格上也更有弹性，提供更能满足客户实务需求，具备高度性价比的产品选择。
达到企业知识文件分享 同时不失对文件的保护
台塑网科技应用软件事业群商业流程处处长高茂荣表示，由于商业环境竞争愈来愈激烈，而如机密文件外流造成商业损失等情况时有所闻，因此，也有许多企业一方面希望透过文件管理系统能达到知识资产共享目的，却又对共享文件之安全性及保密性有所疑虑。许多企业客户期望文管系统能发挥综效，兼具共享便利性与完善保全性。为能满足客户需求，又不至需要投入庞大的系统建置费用，新一代整合原始档保护的文件管理与保全系统随之诞生，针对组织中的知识文件，从文件建立开始，到发布、分类、归档以至后续的查询浏览，提供有效管理规划，甚至可达到「分散储存、集中管理」的理想目标。尤其是在数据保全方面，高茂荣进一步说明，可以概分为三种不同层次：一是看得见带不走，亦即仅供在线阅读；二是文件下载后的管理，亦即具备脱机阅读的防护机制；最后则是针对作者进行原始档保护，设定文件在特定防护区内才能开启，以免员工不慎将机密文件流出。
企业文件管理是知识管理的根本
企业创新有赖于智产资源的保存与分享，但当务之急在于能有效提高员工参与知识共享程度，故文管系统同时也提供阅读评分、点阅率、热门文件等功能，可同时搭配管理作法来强化内部知识共享成效。高茂荣表示，文管系统若可以跟商业流程管理系统(BPM)结合，则管理效益上更是如虎添翼，不仅可提供文件异动审查机制，针对重要且具保存价值的作业流程与方法等知识资产(例如如ECR、ECN及8D分析)，可透过系统整合强制将流程文件归档，落实知识文件管理机能，减少人为疏漏可能性，达到事半功倍之效。
本文刊载于【商业周刊杂志】