學生拿著課程人工加選申請單，守在教授辦公室門口，苦苦等待簽名，有時甚至還多了道系主任簽核關卡，最後再送至教務處辦理。如此來回耗時費力的場景，我們應該都不陌生。

如何把冗長的簽核流程，變得更有效率？大膽擁抱E化是學校最佳解法。當數位化浪潮襲捲全球，學校也開始思考，如何減少繁瑣的事務性流程，讓教職員更專注於教學品質的提升，加速邁向智慧校園的新里程。在新冠肺炎期間，學校各單位採取分艙分流及居家辦公，也因為E化建置，讓學校同仁可以即時應變線上辦公，確保校務正常運作。

導入E化系統，全面資源整合

談起紙本作業的繁瑣，以人工加選申請單為例，每學期使用超過千張，還要集中在一週內完成簽核。紙本簽核進度很難掌握，無法透過電腦系統即時查詢已經核簽到哪個關卡了，需不斷用電話確認跟催，且文件遞送、審核校對及數據統計都只能依靠人工作業，耗時又耗力；此外，歷史資料歸檔調閱困難，加上紙本保存空間有限與個資隱私管理等，都是存在許久的問題。

量身訂做，成效亮眼，學生有感體驗

長庚大學投入相當多的心力在校務作業流程E化方面，兩階段的表單和系統建置過程，學校相關作業人員與台塑網程式設計人員密集進行討論，學校先就目前各項作業使用情形，整理出表單樣式與程序，並針對過程中遭遇的各種特殊案例，逐一溝通克服，最後台塑網再依據討論結果，進行電子化表單與流程的設計開發。

為了降低導入的困難度，電子表單開發時，台塑網儘量設計得淺顯易懂，例如學生請假單、教室借用單，使用者憑直覺就能輕鬆使用；若是較複雜的作業，台塑網也會針對種子成員提供教育訓練，經過一、兩次操作後亦可立即上手。

E化系統使用至今，滿意度最高的就是學生，例如請假單和人工加選申請單，只要透過電腦系統就能完成所有申請作業，系統也會同步通知學生申請結果，不用浪費額外的等待時間，且相關人員在簽核與稽催上也能夠隨時隨地進行。

邁向智慧校園的終極目標

根據實際導入的經驗，長庚大學認為台塑網FPG-flow系統有三大特性，首先是系統介面直覺好操作；再來是客製能力強，只要作業規則明確，再複雜的要求也都能達成，這是台塑網與一般小型套裝軟體最大不同的地方；最後則是符合了學校倡導綠能環保無紙化的精神。

也因為使用效益符合預期，為持續強化校務流程，長庚大學去年已開始與台塑網規劃下一個階段的電子化表單專案，未來冀望所有校務行政作業都能循序漸進地全面E化，穩扎穩打讓數位轉型為學校朝智慧校園邁進的目標更近一步。