想要與同事分享知識文件卻苦無管道?
拿錯文件版本進行設計或生產？
常困擾無法即時取得欲調閱的文件？
煩惱機密文件在發佈、閱覽、列印過程被不當取得？
近年常有企業知識文件與研發設計檔案外流、銀行及政府個人資料外洩頻傳…等資安事件頻傳，尤其許多製造業將生產製造移往大陸後，主管們最擔心員工將公司內的重要設計圖檔及生產流程有意或無意的將資料洩漏，造成競爭對手縮短開發時程，甚至提早推出競爭產品，造成花費千萬甚至上億的研發成本付之一炬，因此企業智慧資產(Intellectual Property)保全與管理就愈來愈重要。
針對企業知識文件保全策略，結合資安顧問規劃符合 ISO27001 / BS7799資訊安全規範的解決方案—台塑網文件管理與保全系統(Document Management and Protection, DMP)，達到企業知識的管理與保全。
DMP 知識文件管理與保護系統
DMP系統完整管理及保護機制
在知識爆炸時代，企業內部眾多文件檔案散落個人電腦，無法集中控管，且如何有效控管文件版本及內容，是企業重要管理議題。台塑網DMP(Document Management and Protection, DMP)系統提供完整管理及保護機制。
全方位的文件安全與保護
- 線上閱讀保護，支援PDF或原始檔瀏覽，並可提供文件動態浮水印。
- 嚴謹文件權限控管機制，並提供文件安全政策功能。
便利文件查詢與分類
- 支援全文檢索與文件屬性查詢，並且查詢關鍵字可繁、簡字互查。
- 支援文件可快速重新再分類的文件分類樹。
完整文件生命週期
- 支援完整文件生命週期的功能(新增/修改/廢止)。
- 文件閱讀任務。
跨地域的文件溝通與管理
- 跨國經營企業(多分公司與廠區)，支援多站點檔案同步。
- 提供分區文管，分權管理。
嚴密的稽核報表與預警
- 提供ISO常用稽核報表與完整使用者記錄。
- 彈性設定異常行為預警通知。
D-Security原始檔案保護系統
近年來發生上市櫃公司研發文件外洩，造成公司重大營運損失，如何有效因應各種挑戰成為企業營運的關鍵。台塑網D-Security原始檔案保護系統提供使用者透明無感的保護彈性，滿足不同單位不同的管理安全需求與情境，從文件事前防範、事中管制、事後紀錄的完整管理措施，以協助企業面對各種資安挑戰。
文件保護透明無感
- 沒有檔案格式限制，不改變使用者操作行為。
- 安全防護圈內檔案以保護方式流通。
目錄文件自動監管
- 目錄權限範本化自動套用，降低管理負擔。
- 同一份檔案可根據不同使用者做到不同的權限控管。
對外流通文件管控
- 維持原本格式唯讀保護不被mail誤判病毒，不影響接收端既有檔案操作。
- 多元防護機制：密碼驗證、有效期限、次數限制、限定電腦等。
版本控管及備份不怕勒索
- 內建備份機制，禁止非法授權存取，使用者可自行還原文件。
行為記錄及違規告警
- 非法行為嚇阻及通報處理，紀錄項目符合釋明表，協助稽核及提升營業秘密法訴訟成功率。
提升公司競爭力與效率
- 可避免使用錯誤版本文件造成重工
- 可線上閱讀，不會因列印大量紙本文件，衍生紙張及管控成本
- 行動裝置的應用
- 提供跨地區文件存取解決方案
快速滿足各種文件管理制度並通過稽核
- ISO 9001, 14001等
- PIC/S GMP確效
- 滿足FDA 21 CFR Part 11與確效
保全公司的智慧資產與滿足客戶文件安全稽核
- 安全及加密的保護措施
跨系統整合平台
- ERP: 可保護重要報表內容
- PDM / PLM: 可節省License並保護內容
台塑網協助企業提昇know how文件管理效益 ~ 企業創新關鍵在「知識管理」
「知識管理」話題向來備受企業界所關注，隨著市場競爭日益激烈發展，知識管理儼然成為現代企業必備的關鍵競爭力之一。其中，如何有效管理與應用企業知識文件，讓人力得以作有效運用，發揮最大效益，是管理者甚為重要的管理課題。
企業員工在日常工作中往往需要花費很多時間在於圖檔、文件資料的儲存、歸檔、搜尋等事務處理上，不僅耗費資源也可能累積許多重工成本；此外，對於企業內部機密性等較高等重要文件，例如電子業製造業的設計圖檔，更需妥善管理且能即時快速取得應用，因此市場也也因應而生許多解決方案，產品功能也從文件管理逐漸擴展範圍。但對許多管理者而言，最普遍與迫切的需求卻聚焦於知識文件的統一管理、共享與安全保密方面之應用。因此，為能更進一步貼近客戶需求，新一代的文件管理與保全解決方案再度因應而生，將許多非必需性的功能簡化，價格上也更有彈性，提供更能滿足客戶實務需求，具備高度性價比的產品選擇。
達到企業知識文件分享 同時不失對文件的保護
台塑網科技應用軟體事業群商業流程處處長高茂榮表示，由於商業環境競爭愈來愈激烈，而如機密文件外流造成商業損失等情況時有所聞，因此，也有許多企業一方面希望透過文件管理系統能達到知識資產共享目的，卻又對共享文件之安全性及保密性有所疑慮。許多企業客戶期望文管系統能發揮綜效，兼具共享便利性與完善保全性。為能滿足客戶需求，又不至需要投入龐大的系統建置費用，新一代整合原始檔保護的文件管理與保全系統隨之誕生，針對組織中的知識文件，從文件建立開始，到發佈、分類、歸檔以至後續的查詢瀏覽，提供有效管理規劃，甚至可達到「分散儲存、集中管理」的理想目標。尤其是在資料保全方面，高茂榮進一步說明，可以概分為三種不同層次：一是看得見帶不走，亦即僅供線上閱讀；二是文件下載後的管理，亦即具備離線閱讀的防護機制；最後則是針對作者進行原始檔保護，設定文件在特定防護區內才能開啟，以免員工不慎將機密文件流出。
企業文件管理是知識管理的根本
企業創新有賴於智產資源的保存與分享，但當務之急在於能有效提高員工參與知識共享程度，故文管系統同時也提供閱讀評分、點閱率、熱門文件等功能，可同時搭配管理作法來強化內部知識共享成效。高茂榮表示，文管系統若可以跟商業流程管理系統(BPM)結合，則管理效益上更是如虎添翼，不僅可提供文件異動審查機制，針對重要且具保存價值的作業流程與方法等知識資產(例如如ECR、ECN及8D分析)，可透過系統整合強制將流程文件歸檔，落實知識文件管理機能，減少人為疏漏可能性，達到事半功倍之效。
本文刊載於【商業周刊雜誌】